留学申请季第一谈-推荐信(据说是史上最全)

目录:

1. 如何选择推荐人？

2. 索要推荐信的黄金时间

3. 推荐信递交方式

4. 推荐信内容包括什么？

5. 与教授沟通需要沟通的内容

6. 如何写第一封与教授沟通推荐信的邮件

福利: 三篇教授和企业经理的重磅推荐信样本

 

进入申请季，最近姐姐在LOFT开设的午夜电台栏目 (开玩笑，纯粹是听听大家发发牢骚和讲讲故事), 收到很多学弟学妹的问题：关于推荐信，如何找老师？如何写内容？于是姐姐便在凌晨2点突然有了冲动写下了毕生所学。

 

关于推荐信： 在申请文书中，PS和CV都是通过自身的角度来评价自己，而推荐信作为重要的申请材料是通过申请者之外的其他人来评价申请者，所以推荐信具有客观公正的特质，在整个申请过程中至关重要。

如何选择推荐人？

一般海外院校要求2-3封推荐信。当然也有例外，比如澳洲基本上不需要推荐信（而且澳洲学校开放时间早，所以建议同学们早点申请）。

美国普遍需要3封推荐信，一般是选择两个学校老师做推荐人，第三个选择实习公司的领导做推荐人。

英国普遍需要2封推荐信，其中至少有一封是来自学术方面的，对于在校学生或者刚毕业不久的人来说，建议两封都是找学校的老师。因为对于他们来说，大多数时间还是在学校学习，所以学习能力的证明和推荐显得特别重要。其中也有些比如爱丁堡，只要求1封推荐信，这么一来，推荐人的选择就显得至关重要。有人说推荐人应该找大人物，有Big title的人来写；也有人说推荐信应该找身边熟悉的老师写。其实我们应该从学校为什么会需要大家提供推荐信这个角度来思考这个问题。

 

举个例子，以下是南加州大学对推荐信的要求：

从这样的要求来看，学校是希望通过推荐信来了解学生的学术能力和综合管理素质。那么，找推荐人必然是要找了解你的人，这样的推荐信内容才会丰满。其中一个可以找和你想要申请的专业相关或者将近的专业课老师，这时候如果有认识的professor或者在这个领域比较有名的老师那是最好，因为这样对于国外招生办来说也会有一定的可信度。而且现在推荐信普遍套用模板，很多推荐信都是大同小异，如果有认识的professor级别的老师能够根据你的特点展现你与众不同的品质，这样的推荐信就会脱颖而出。还有一个也可以选择像班主任、辅导员或者personal tutor之类的老师。 他们是属于对你整体比较了解的人，可以向学校展现你的综合能力，比如communication skill、leadership和 problem-solving skill。

索要推荐信的黄金时间

时间对于大四准备要申研的同学来说是非常重要的，所以提前要跟老师沟通好，尤其是在UNNC (宁诺)，申请季的时候老师普遍都会比较抢手，可能无暇来跟你沟通。尽管学校也会安排两个老师来给你写推荐信（其中一个是自己的personal tutor，还有一个是随机分配的老师），但是如果运气不好的话，两个老师都不能很好地在推荐信中提供学校所希望看到的你，这样的话，推荐信可能就会变成一场灾难。而且，有些同学可能要申请七八所学校，但学校安排的老师大多数只会帮你写6封推荐信，所以你还是需要再去找推荐人。当然，除了学术上的推荐人，你也可以找实习期间工作的上司。

推荐信递交方式

现在推荐信基本采用网上提交方式，学校除了让推荐人上传推荐信内容之外，还需要回答一系列问题，比如 “In what capacity do you know the applicant”, 有些学校甚至要求推荐人举例说明申请者的一些特点，所以原则上是建议找熟悉你并且欣赏你的人，这样才能够花时间和精力为你写出一封好的推荐信，展现与众不同的你。不然，即使职位再高名声再大的推荐人，也是和你没有太大的关系。

 

罗福特姐姐点评: 大部分UNNC老师现在不会让学生看到推荐信内容，如果需要邮寄，老师会将推荐信密封或者直接预约好快递寄出。

 

推荐信的内容包括什么？

一般来说，推荐信1页的篇幅最佳，最长不要超过2页。

 

内容方面，首先推荐人需要介绍他和申请者的关系以及他们接触的内容，比如是申请者某专业课的老师或者是某个research的导师，这样会增加这篇推荐信的可信度和真实度。一般认识越久越好，越知道近况越好。

 

其次，推荐人需要详细描述申请者的学术能力和其他综合能力。比如，商学院比较看重的是leadership，teamwork，communication skill，problem-solving skill和management skill，推荐人就需要着重从这些方面来表现你的竞争力，其中最好用数据或者具体事例来支持自己的观点。许多申请者的推荐信都会犯一种致命错误，那就是其中都充满了“excellent”，“distinguished”， “ambitious”，“natural born leader”这样的顶级赞美之词，却没有具体的例子来支持这些“论点”。这样的推荐信不仅不能使招生官增加对申请者的了解，反而会让他们觉得无法对申请者有一个真实的认识。

 

最后，推荐人应该非常清楚申请者为什么要申请这个项目，从他的角度来分析为什么申请者非常适合这个项目来说服招生官。

 

所以为了能写好一封好的推荐信，建议申请前一定要好好跟推荐人沟通，向他解释清楚你需要什么样的帮助，告诉他你想要申请哪些学校，为什么要选择这些学校以及自己为了这些目标做了些什么，最好能向推荐人提供一份你完整详细的CV，甚至于PS，以方便推荐人写推荐信。

罗福特姐姐点评: 尽量给老师提供一些具体的数字和事例，让你的推荐信更加Specific and detailed

 

与教授沟通需要沟通的内容

• 你必须事先和每一位推荐人沟通自己希望出国留学的理由、人生计划，以及对推荐信内容的要求和期望。 

• 最后再根据各人的时间安排、配合意愿，以及对你个人资历的肯定度来决定由谁写推荐信。 

• 提供每位推荐人一份履历表、自传、成绩单、专业证件及相关个人信息，并且详细列出撰写 

• 推荐信撰写的注意事项，如申请书缴交期限、特别注意事项、以及学校提出的问题。 

• 与各推荐人保持联系，提供必要的信息和看法，并且确认每封推荐信皆能如期完成。 

• 最后记得向每位推荐人致谢，感谢他们付出心力为你撰写推荐信。

 

如何写第一封与教授沟通推荐信的邮件

1. 邮件主题（subject）不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的，在发件时会替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍。
［关键内容是要在主题里就写明白是否有推荐人，以及主要是什么事。很多教授只看主题。］

2. 在第一封邮件中称呼对方，两种正式的方法如下。其他的方式都是错误的。（例如Prof.、Hello、全名云云）

Dear Dr. *** ／Dear Professor ***（***是姓）
［一定要看清楚对方的简历，确认其确实有博士学位，才能用Dr，不然以后会很尴尬的…… Professor就无所谓，Assistant Professor也是Professor。（可千万别写Assistant Professor ***！=.=）］

3. 收到回信后，可以根据对方的落款，决定下一次如何称呼。如果对方落款只有名字（first name），那么下一次可以用名字称呼。如果对方落款是全名或是名字缩写，那么下一次仍然要用正式称呼。不过，在任何时候，用正式称呼都是保险的。

［如果是联系不认识的教授，最好在见面之前始终用正式称呼；如果是自己的导师或系里的经常会打交道的教授，那么可以尽快转到first name，可以拉近彼此的距离。此外，自己的身份和所处地方的文化也有很大影响。我曾经听一个美国朋友说，本科生称呼教授的first name，是很不可想像的事情；也曾听另一个美国朋友说，她在中北部某校读硕士时，两年下来都一直称自己导师是Dr.某，而且周围的同学也全是这个规矩。］

4. 正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式：My name is *** （全名），and I am … 例如：

My name is Jeremy He, and I am an undergraduate student of International Business Management at the University of Nottingham Ningbo China (UNNC).

5. 正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况：有人推荐；无人推荐；两人原本相识，但很久没有联系。

［这句话挺重要的，因为它要在你和这个陌路教授之间建立第一道关联。有人推荐当然最好，比如这个教授的同事某某某推荐你去找她，因为某某原因，那么把这个环节表述清楚即可。如果无人推荐（更常见的情况），一定要说清楚原因，例如刚刚看了人家的一篇新作云云（你要确实看过才能这么说），不然人家可能就不往下读了。］

6. 接下来便可以提出问题或请求了。这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”（negative politeness）。常用的策略有：主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也就是给对方一个台阶）；多用if句；多用过去时态。

［这是最最重要的两个原则之一。我几乎每天都会在各类邮件里看到这个原则，无论是学生对教授、教授对学生、教授对教授、还是学生对学生。后来我修常人方法学的课程，读到Goffman、Brown和Levinson，真是拍案叫绝。若想深入理解“消极的礼貌”，请读一本书，名字叫Brown, P., & Levinson, S. C. (1987). Politeness: Some Universals in Language Usage. Cambridge University Press.]

 

7. 避免使用I want和I would like，实在要用，就用I would love。最坏最坏，也要用I wanted代替。
［我从来没见过有人说I want或者I would like，即使是教授对学生。］

8. 多用I was wondering if（一定要用was，而不是I wonder或I am wondering）。

［打交道多了，可以不必拘泥于此。例如也可以说I wondered... 甚至shall we... 如果是自己的导师，或者工作往来很密切的教授，一天到晚说“I was wondering if”，过分礼貌，其实也挺奇怪的。］

9. 多用would it be possible，以便从语法上规避直接牵涉到“人”，这样可以减轻对方的压力。例如：（隐含的意思在括号里，但不可明写出来）
 

Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?

［很常用，我也经常收到教授用这个句法给我写的邮件。］

10. 避免使用“please”，因为“please”暗含了自己的期望，给对方压力，是不礼貌的表达。

［这个规矩最宽松，但不熟的人还是不要用please为好。］

11. 提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是：展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人。或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的。

［这是最最重要的两个原则之二。］

12. 结尾必然要感谢。最正式的表达是：

Thank you, and I look forward to hearing from you.

［后半句委婉地暗示着你希望她回复你的邮件。］

13. 落款之后的正式礼节问候是：Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。

［熟了之后就可以多姿多彩了，例如可以写：Best, Cheers, Regards, See you soon, Nice weekend等等。或者学我们一个心理测量学家，写：Make sense. 不过，最常用也最百搭的一个或许是：Thanks. 尽管你可能根本没有提出请求，也可以用这个，谢什么呢？——谢谢对方花时间读了你的邮件。］

 

References:

Olinger, A.  Email Etiquette at the University. October, 2010.

Information from Chasedream & Douban

 

 

最后，姐姐特意放送了多年珍藏 

(名校申请的推荐信)

2篇学术推荐信 + 1篇实习推荐信